Das Erstellen von barrierefreien Dokumenten ist nicht so aufwendig, wie man vielleicht denken würde: zahlreiche Programme zur Text- und/oder Tabellenverarbeitung bieten bereits eine integrierte Testfunktion mit Blick auf die Barrierefreiheit an. 

MS Word

Eine Klick-für-Klick Anleitung mit Screenshots finden Sie hier. Sollten Sie Fragen oder Probleme mit diesen Anleitungen haben, steht die Servicestelle Studium mit Beeinträchtigung für Unterstützung bereit. Allgemein gilt:

• Nutzen Sie eine serifenlose Schrift ("sans serif").
• Vermeiden Sie sehr dünne oder sehr dicke Schriftstärke.
• Achten Sie auf ausreichenden Buchstaben- und Zeilenabstand (1,5fach).
• Nutzen Sie einen hohen Kontrast (schwarze Schrift auf weißem Grund, z.B. keine Rot-Grün-Kombination).
• Vermeiden Sie Farbe als alleiniges Unterscheidungsmerkmal.
• Fügen Sie Bilder nicht nur dekorativ ein. Wenn nötig, müssen Sie Bilder mit Alternativtext versehen. Mit einem Alternativtext können unterstützende Programme die Bildinformationen für sehbeeinträchtigte Studierende vorlesen.
• Versehen Sie Tabellen standardmäßig nur mit Daten, nicht mit Text. Screen Reader können Tabellen mit Textinhalt nicht gut verarbeiten.
• Tabellen sollten einfach gestaltet und mit Angaben zu den Kopfzeilen und -spalten versehen sein - sonst ist eine Orientierung innerhalb der Tabelle nicht möglich.

Damit sehbeeinträchtigte Studierende in Dokumenten gut navigieren können und Screen Reader den Text korrekt lesen können, sind Formatvorlagen bei der Erstellung von Überschriften wichtig (Eine Beschreibung für das Nutzen von Formatvorlagen finden Sie auf dieser Homepage).

• Denken Sie an eine logische Struktur in den Überschriften 
• Nutzen Sie die Formatvorlage "Überschrift 1" für Hauptüberschriften, "Überschrift 2" für Untertitel, "Überschrift 3" für Zwischentitel. Es sollten keine Überschriftenebenen übersprungen werden. 
• Nutzen Sie vor dem Veröffentlichen Ihrer Datei die Funktion "Auf Barrierefreiheit überprüfen" im Reiter "Überprüfen"

Um zwischen verschiedenen Dokumenten besser unterscheiden und in Ihnen arbeiten zu können, kann man auch in Worddokumenten Eigenschaften wie Titel und Autor eingeben. Dies geschieht über die Dokumenteigenschaften.

MS Powerpoint

Für alle unten aufgeführten Punkte sind auf dieser Seite bebilderte Klick-für-Klick-Anleitungen verfügbar. Sollten Sie Fragen oder Probleme mit diesen Anleitungen haben, steht die Servicestelle Studium mit Beeinträchtigung für Unterstützung bereit.

• Vermeiden Sie rein dekorative visuelle Elemente. Für alle nötigen Objekte muss ein Alternativtext hinterlegt werden, damit deren Aussage auch von Personen mit Sehbeeinträchtigung verstanden werden kann. Unterstützen Sie die visuellen Elemente durch Text, der sich ggf. auf die visuellen Objekte bezieht.
• Alternativtext soll in 1-2 Sätzen die zentralen Elemente des Bilds wiedergeben, insbesondere wenn das visuelle Element Text enthält.
• Achten Sie auf die Reihenfolge der Folienobjekte. Durch die Reihenfolge, in der die verschiedenen Elemente eingefügt werden, wird festgelegt, in welcher Reihenfolge Lesehilfen die Inhalte einer Folie wiedergeben.
• Nutzen Sie Linktexte und sog. Quickinfos, damit Links für Nutzer von Bildschirmausgaben leichter aufzufinden sind. Quick Infos erscheinen, wenn der Mauszeiger über den Link, das Bild oder Text bewegt werden.
• Verwenden Sie Farben nur sparsam und stellen Sie sicher, dass sie nicht die einzige Quelle von Information sind.
• Nutzen Sie Schrift- und Formfarben mit hohem Kontrast.
• Fügen Sie Ihrer Folie stets einen Titel hinzu, damit diese z.B. über die Navigation leicht auffindbar ist.
• Denken Sie an leichte Tabellenstrukturen und Tabellen- bzw. Spaltenbeschriftungen. Ohne diese ist es nicht möglich, sich Tabellen komplett zu erschließen.
• Schrift sollte ausreichend groß (mindestens 18pt) und serifenlos sein.
• Wenn Sie Videos einbinden, müssen diese untertitelt sein oder zentrale Inhalte zumindest als audio-Videobeschreibung verfügbar sein.
• Nutzen Sie vor dem Veröffentlichen Ihrer Datei die Funktion "Auf Barrierefreiheit überprüfen" im Reiter "Überprüfen"

PDF-Export

Meist werden die Dokumente nicht in ihrer bearbeitbaren Grundversion, sondern zur besseren Kompatibilität und einem gewissen Bearbeitungsschutz als .pdf-Dokument verbreitet. Um auch hier Barrierefreiheit zu ermöglichen, müssen sog. "getagte" Dokumente erstellt werden. In MS Office kann dies unter "Optimal für elektronische Verteilung und Barrierefreiheit " als Option im "Veröffentlichen" Dialog der Export-Funktion angehakt werden. So verlieren barrierefreie Office Dokumente auch bei der Konvertierung zum pdf-Dokument nicht die nötigen Eigenschaften.

In Mac OS wird bei der Option "Speichern unter" ein weiteres Menü mit dem Stichpunkt Dateiformat verfügbar gemacht. Dort muss die Option "Optimal für elektronische Verteilung und Barrierefreiheit" ausgewählt werden, bevor man es exportiert.

Videos sind als barrierefrei einzustufen, wenn sie

• barrierefrei eingebunden sind; also ohne Problem zu erreichen und zu bedienen,
• mit Untertiteln versehen sind und
• wichtige Informationen über eine sog. Audiodeskription auch für blinde Menschen zugänglich sind.

Wer bereits bei der Videoproduktion Barrierefreiheit mitdenkt, kann unter Umständen später auf aufwändige Alternativen verzichten.

Erstellen von Untertiteln

Durch Untertitel sind Videos auch für Studierende benutzbar, die entweder Hörbeeinträchtigungen haben oder deren Muttersprache nicht mit der Sprache des Videos übereinstimmt. In manchen Situationen ist auch für Studierende ohne Beeinträchtigung eine Untertitelung sehr nützlich, zum Beispiel wenn ein Video in einer stillen Arbeitsumgebung geschaut werden soll.

Die Universität bietet auf Ihrem Videoportal die Möglichkeit an, Videos hochzuladen, zu bearbeiten und unter anderem auch mit Untertiteln zu versehen. Hierzu wird ein Transkript des Videos mit Zeitmarken kombiniert und in einer Textdatei hochgeladen. Das IMT hat eine Schritt-für-Schritt Anleitung für diesen Prozess erstellt, sodass die Durchführung auch für technisch wenig versierte Personen nicht schwer ist.

Auch die Videoplattform YouTube stellt bei dort hochgeladenen Videos automatisch Untertitel zur Verfügung. Diese sind aber nicht direkt einsatzbereit, sondern benötigen noch eine Überprüfung und Nachbearbeitung. Sie dienen aber durchaus als erste Arbeitsgrundlage. Anleitungen und Beispiele finden sich auf der Seite des Projekts BIK für Alle oder direkt auf den Hilfeseiten von YouTube.

Grundsätzlich muss bei der Erstellung von Untertiteln der gleiche Qualitätsanspruch wie an das gesprochene Wort stehen. Konkret heißt das:

Untertitelung im Web sollte sich an den Untertitel-Standards für den deutschen Sprachraum orientieren. Sie wurden von den öffentlich-rechtlichen Rundfunkanstalten in Deutschland, Österreich und der Schweiz gemeinsam mit Hörbehindertenverbänden entwickelt. Der Standard macht sowohl Angaben zu Darstellung und Form der Untertitel, als auch zur inhaltlichen Gestaltung. Die wichtigsten Anforderungen sind:

in Darstellung und Form

• Einblendung zeitgleich mit dem Ton und möglichst lippensynchron
• Zeilen nach Sinneinheiten aufteilen
• Position mittig unten (falls hier bereits Texteinblendungen sind, mittig oben)
• Kontrastreiche, gut lesbare Schrift auf Hintergrund
• Mindeststandzeit: 2 Sekunden bzw. Lesezeit von 13-15 Zeichen pro Sekunde
• Zeilenzahl: 2-zeilig

zur Inhaltlichen Gestaltung:

• Nah am Original, falls nötig ohne Informationsverlust umformulieren
• Neue deutsche Rechtschreibung
• Zahl als Zahl darstellen; hohe Zahl mit Punkt nach der Tausenderstelle
• Wichtige Audioinformationen, z.B. Gedanken, Off-Sprache, Geräusche: in Klammern
• Zitierter Text: in Anführungszeichen
• Sprecher mit Namen und Doppelpunkt, bei Gesprächssituationen Sprechertext unterschiedliche Farben zuordnen
• Musikstil benennen, z.B. (Jazz-Musik)
• Liedtext mit Rautezeichen (#) kennzeichnen

Audiodeskription

Die Audiodeskription macht Videos für blinde und stark seheingeschränkte Zuschauer verständlich. Ein*e Sprecher*in beschreibt, was im Bild zu sehen ist, und gibt Informationen zu Handlung, Personen oder Schauplätzen, ebenso wie Texteinblendungen. Die Sprache wird mit den Original-Ton des Videos kombiniert; die Beschreibungen werden in die Dialogpausen gesprochen. Diese Technik wird zurzeit nur in wenigen Produktionen genutzt; Technologietools sind noch im Aufbau. Alternativ besteht die Möglichkeit, durch das entsprechende Anpassen von Untertiteln und die Ausgabe über einen Screen Reader die Audiodeskription zu ersetzen. 

Neben den Beeinträchtigungen ist auch die jeweilige Bildungsbiographie verschieden, was in unterschiedlichen Voraussetzungen für die Teilnahme an Lehrveranstaltungen resultiert. Bieten Sie Studierenden an, sich mit Fragen an Sie oder Mitarbeitende zu wenden, damit auch sie sich erfolgreich auf Prüfungen vorbereiten können. 

Achten Sie darauf, dass die Anforderungen bzgl. der Prüfungen realistisch und entsprechend der Angaben in den Veranstaltungsbeschreibungen formulieren und dass auch Ersatzleistungen zu den formulierten Kompetenzen passen.

Sollten Studierende mit einem bewilligten Nachteilsausgleich auf Sie zukommen, erfragen Sie, welcher Ausgleich konkret gewährt wurde. Oftmals handelt es sich um eine Schreibzeitverlängerung oder einen separaten Klausurraum, aber auch anders aufbereitete Prüfungsmaterialien oder eine Assistenzperson können bewilligt worden sein. Sollte Sie die Organisation der Prüfung mit einem Nachteilsausgleich vor Probleme stellen, unterstützen Sie die Mitarbeitenden der Servicestelle SmB gern. Bitte beachten Sie hierbei, sich mit ausreichend Vorlauf zu melden, damit die Unterstützung auch realisiert werden kann.

Es gibt mehrere Möglichkeiten, bereits erstellte Dokumente und auch Webseiten auf die Barrierefreiheit zu überprüfen.

• Die Produkte des Microsoft Office Pakets haben eine eingebaute Funktion zur Prüfung der Barrierefreiheit. Sie kann im Reiter "Datei" im Punkt "Auf Probleme überprüfen" mit "Barrierefreiheit prüfen" aktiviert werden. Im nächsten Schritt öffnen sich die Ergebnisse der Prüfung samt möglicher Lösungsvorschläge. Ein beschreibendes Video finden Sie auf den Seiten des Microsoft Office-Supports.
• Die Software SiteImprove bietet automatisierte Website-Tests für digitale Barrierefreiheit, die sich streng an die internationalen Standards der Web Content Accessibility Guidelines (WCAG) halten, so dass Barrierefreiheitsprobleme auf allen Konformitätsebenen leicht zu erkennen und zu beheben sind. Die Universität Paderborn hat eine eigene Lizenzen der Software eingekauft. Bei Interesse wenden Sie sich bitte bei der ZIM.